あぁ、来週初めてのプレゼンだー
そもそも、プレゼンって何を準備すればいいんだっけ？
そういえば、これまで学校や会社でもプレゼンテーションの準備の仕方なんて教わってこなかったな。
今から紹介する4つのステップを踏めば、きっと初めての君でも聴衆を動かすことができるよ。だから、安心して！
いざ、プレゼンテーションを始めようと思っても何から始めればいいか。明確に理解している人はどれくらいるでしょうか。ある程度回数をこなしてくると大体の感覚で準備を進めることができるようになってきます。でも、本当にそれは「聴衆を行動させる」ことのできるプレゼンテーションの準備になっているでしょうか。一度、初心に帰って読んでいただけると幸いです。
発表までに必要な準備は？
事前の情報取集→シナリオ構成がカギ！
そもそも、プレゼンテーションを聞く人って何を求めてるの？
上の記事でもご紹介しましたが、プレゼンの目的は「聴衆に行動してもらう」ことです。だからといって、人に行動してもらうために単に「自分の言いたいこと」を伝えればいいというわけではありません。つまり、まずは相手が「話を聞いてよかった」と思うような発表でなければなりません。「プレゼンの仕方がおもしかったなー。 でも、知りたい内容ではなかった」っと思われてしまったら、結局のところ、、、失敗ってことになりますよね。
では、聞き手が求めているものは一体何なのでしょうか。答えはズバリ「利益」です。「これを導入すれば、ランニングコストを抑えることができるな。」、「このようにすれば、利益がえられそうだ」っといた聴衆が各々で抱えている問題に対する解決策が求められています。汚い話ですが、、結局ビジネスにおいては「お金になるか。」なんですね。まずは、しっかりとした解決策を相手に提案していく必要があることご理解いただけたでしょうか。そして、しっかりと相手の心を掴んだうえで行動にうつしてもらう。ここまでができてプレゼンテーションとなります。最後になりますが、そのために必要なのが「情報収集」であることをしっかりと頭に入れた上で次に進んでください。
誰に対する提案？何のための提案？次に必要なのは相手を知ること！！
なるほど、、「利益」を求められているのか。
情報収集ができてないと、いくら頑張っても失敗する未来が、、
相手の求めているものってなんだろうなー。
という、気持ちになっているんではないでしょうか。提案していくテーマが相手の期待から外れてしまうと、ブレゼンテーションとなります。そんな冗談はさておき、ここでは相手を理解するために必要な ５つの情報を ４W１H を使ってしっかりと整理していく方法について説明していきたと思います。
- 誰に (Who)
- 何を (What)
- どうして (Why)
- どれを (Which)
- どうやって (How)
以上の5点を抑えるだけで大丈夫です。では、実際にA社が新たに開発した新製品(プリンター)をX社にセールスすると仮定した場合を見ていきましょう。
誰に対する提案ですか？？
X社の総務部長に対する提案です。
この時にしっかりと提案する相手が「行動できる人」か。つまり、「提案の決定権を持っている人」かどうかもきちんと意識しておきましょう。
何を提案したいのですか？
当社が先日開発した新製品です。
どうしてそのような提案をするのですか？
X社が利用しているプリンタは、かなり旧型の製品でランニングコストが高いうえに、故障が多いという問題を抱えているからです。また、他社製品と比較して、納期の速さを気にしているとう情報を手に入れたからです。
このように、しっかりと相手が抱えている問題点を理解し、問題提起することが大切です。
どれを行っていけばいいのですか？
当社のプリンタの新製品Aを導入していただくだけで結構です。
今回の場合は新製品Aだけの提案なので、Which に該当するのはありません。
では、最後にこれをどのように提案しますか。
・他社商品とのランニングコストを比較して、X社が得る利益を提示してみます。
・契約後、導入までのスケジュールを明確に提示し、納期のスピードをアピールします。
・無料で行う月一の定期メンテナンスで故障率が0％に近いことを示します。
上記の提案を見ただけで、X社が抱えている問題を解決すると同時に、導入までのスケジュールの提示、その後のメンテナンスまで示すことで、A社のプリンタを導入したいと思いたくなりませんか？
いかがだったでしょうか？？しっかりと順番を追って回答していくと、だれに対する何の提案で、相手が抱えている問題に対してどのように提案していけばいいのかが見えてきましたよね。
ここまでしっかりと詰めることが出来れば、プレゼンテーションの準備は6割終わってしまっていると言ってしまって過言ではないでしょう。
では、次のステップを見てみましょう。
あなたが一番伝えたい「キャッチフレーズ」を考えよう！
プレゼンテーションにおける「キャッチフレーズ」とは一体何だと思いますか。一番分かりやすい例で行くと「結果にコミットする」とか「いつやるのか。今でしょ。」といった言葉です。皆さんは「結果にコミットする」と聞いてどのようなイメージを思い浮かべますか？？私はなんだかよく分からないけど、ムキムキな体になれることを約束されたような感じをイメージしました。「いつやるか。今でしょ」も受験生の勉強をしないといけないけど、まだ、時間があるからといった夏期講習前の学生にグサッと刺さるメッセージのように感じます。
このように人々の心をギュッと引き寄せることのできる「キャッチフレーズ」を考えてみましょう。「キャッチフレーズ」を決めてしまえば、後はもう簡単です。後は、キャッチフレーズに沿って、先ほど決めた５W１Hを意識しながらスライドの作成に取り掛かりましょう。
スライドの作成方法に関しては別の記事でご紹介したいと思います。
まとめ
いかがだったでしょうか。今回はプレゼンテーションにおけるスライドの作成までの準備の仕方についてご紹介しました。多くの方々はプレゼンテーションとなるとスライドの作成から取り掛かってしまいがちです。しかし、この方法では全体の流れが見えずに、相手にとって本当は必要のないことに時間をかけてしまいってしまうかもしれません。相手を動かすためには抽象的な表現ではなく、論理的に説明することが大切です。５W1Hを意識するだけで、軸がブレることなくプレゼンテーションの準備が進められることをご理解いただけると幸いです。
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